AIに自社の資料を読ませると、何を答えてもらえるのか

担当者が休むと、「あの人に聞かないと分からない」仕事が止まったことはありませんか。会社のマニュアルを読ませたAIに質問すると、答えてくれる。そんな使い方があります。

何に答えてくれて、何は答えてくれないのか。
試す前に知っておきたいことを、順番に紹介します。

何から試すかが分かります。

目次(この記事の流れ)

  1. 「あの人に聞かないと分からない」仕事は、ありませんか?
  2. AIは、マニュアルを読んだ人のようなもの
  3. AIに聞いて楽になる仕事、ならない仕事(クイズつき)
  4. 使う前に、確かめることが2つ
  5. 試し方は、3つの手順
  6. よくある質問と、最初の一歩

「あの人に聞かないと分からない」仕事は、ありませんか?

次のうち、当てはまるものを探してみてください。

こんなこと、ありませんか?

  • 取引先の締め日や、決まりごとを、特定の人しか知らない
  • マニュアルはあるが、探すより、人に聞くほうが早い
  • その人が休むと、仕事が止まる

1つでも当てはまったら、続きを読んでみてください。

AIは、マニュアルを読んだ人のようなもの

「この取引先の締め日は?」とAIに聞くとします。
ふつうのAIは、あなたの会社のことを知りません。だから、答えられません。

取引先の一覧表を読ませておくと、「月末締めです」と答えてくれます。
マニュアルを読んだ人が、書いてあることを答えるのと同じです。

書いていないことは、「分からない」と答える

一覧表に締め日が書いていなければ、AIは「分からない」と答えます。

答えの最後には、どの資料を見て答えたかが出ます。これを「出典」といいます。
人がその資料を開いて、答えが合っているか確かめられます。

ただし、まちがえることがゼロになるわけではありません。

約2万人の会社でも、使われている

損害保険ジャパンは、約2万人の社員に、AIの道具(Gemini Enterprise)を利用できる権利を配りました。
マニュアルや会社の決まりを読ませたAIを、みんなで使います。

本社に聞いていたことを、現場が自分でAIに聞いて済ませていると報じられています。
小さく始めるなら、1つの部署の、1種類の資料からで足ります。

AIに聞いて楽になる仕事、ならない仕事

資料を読ませたAIは、何でも答えてくれるわけではありません。
マニュアルを読んだ人と同じです。クイズで、見てみましょう。

クイズです。答えられるのは、どっち?

マニュアルを読んだ人(=資料を読ませたAI)が答えられるのは、どちらでしょうか。

  • A: 取引先の締め日が、一覧表に書いてある
  • B: 担当者だけが知っている、仕事のコツ

答えはA。頭の中だけにあるコツは、答えられない

Aは、資料に書いてあるので、答えられます。
Bは、担当者の頭の中にしかないので、マニュアルを読んだ人にも、AIにも、答えられません。

マニュアルに載っていない特別な対応も、同じです。

資料が古いと、AIも古いことを答える

資料が古ければ、AIは古いことを答えます。まちがっていれば、まちがったことを答えます。
答えに出る「出典」を開いて、人が確かめます。

資料には、いつ直したかと、直す担当の人を書いておきます。

使う前に、確かめることが2つ

1つ目は、入れた内容が、AIの学習に使われないか

Googleの説明では、個人のアカウントは、ふつうに使うだけなら使われません。
ただし、評価を送ると使われることがあります。

会社で契約したアカウントは、もっと強く守られるとされています。

2つ目は、社外の人に見られないか

見える範囲は、管理者が決められるとされています。

どちらも、自社のプランの公式の説明で確かめてください。

試し方は、3つの手順

手順1 今ある資料を、AIに渡す

マニュアル、会社の決まり、取引先の一覧表、過去のメール、チェックリスト。
すでにある資料を集めて、AIに渡します。

使える道具は、Googleのノート機能(名前が「NotebookLM」から「Gemini Notebook」に変わりました)や、ChatGPTのプロジェクト機能などです。

手順2・3 質問して「分からない」を集め、答えを書き足す

担当者に、聞かれそうな質問を10個、書いてもらいます。
AIに1つずつ聞きます。

「分からない」と返ってきた質問が、資料に足りないところです。
その答えを担当者から聞いて、資料に書き足します。
もう一度聞いて、答えが返れば、できあがりです。

よくある質問

Q. 資料が少ししかなくても、意味はありますか?

小さく始めて、大丈夫です。
1つの部署の、1種類の資料からで足ります。

Q. 答えがまちがっていたら、どうしますか?

答えに出る「出典」を開いて、人が確かめます。
まちがえることが、ゼロになるわけではありません。

Q. 無料のAIでも、試せますか?

試せる範囲はあります。
ただ、読ませられる資料の量や、できることは、プランによって違います。公式の説明で確かめてください。

最後に、最初の一歩

たとえば、取引先の一覧表だけを、AIに読ませてみます。
そして、3つの手順を、1周してみてください。

全部の資料を、一度に読ませる必要はありません。

「あの人に聞かないと分からない仕事が、いくつかある」「どの資料から読ませればよいのか、決められない」「AIに読ませてよい情報が、整理できていない」。
そんな段階からでも、自社の業務に合わせて無料でご相談いただけます。

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